ディレクション業務では、いくつものプロジェクトを並走させなくてはならず、業務管理に困ったという経験はありませんか？
プロジェクトをスムーズに進めるためには、進捗の見える化が重要です。ガントチャートとは、複数の業務やタスクを一覧にし、プロジェクトの進捗状況を把握する工程表の一つです。
世の中には、他にも業務管理のためのさまざまなツールが存在します。慣れないうちは、何をどのように使えば良いのか悩むかもしれませんね。中でも、ガントチャートと混同されやすいのがWBS。WBSはタスク整理のツールでガントチャートとは役割が異なります。この記事では二つのツールの違いや活用のポイントなどを詳しく解説します。
看護師ライター桑野ナオさん
ガントチャートの役割や活用するためのポイントを知り、業務管理を効率化しましょう。
ガントチャートとは
ガントチャートとは、タスクの進捗状況が視覚的に把握できるツールです。縦軸にタスクや担当者、横軸に開始予定と完了予定を記載するのが一般的で、帯状のバーで表します。「誰が」「何を」「いつからいつまでにやる」を可視化できます。
ここでは、ガントチャートの役割や構成要素について解説します。
ガントチャートの役割
ガントチャートは、プロジェクトに関わるメンバーがタスクと進捗状況を共有するために有効なツールです。プロジェクトの規模が大きくなればなるほど、それぞれの進捗状況を把握する重要性が高まる反面、進捗状況の把握は難しくなりますよね。
看護師ライター桑野ナオさん
どの工程表を使って管理するかが、プロジェクトを成功させる鍵といってもいいでしょう。
使用するツールによっては「タスクは分かっても、進捗状況が分からない」「進捗が計画に対し、どの程度進んでいるのか分かりにくい」などのデメリットがあります。
ガントチャートを構成する要素
ガントチャートの構成には、以下の要素があります。
| 縦軸 | タスク：大項目、小項目に分類 |
| 担当者：タスクの担当者を明記 | |
| 横軸 | 日付：開始予定日、完了予定日を明記 |
| 棒グラフ | ガントバー：各タスクから伸びる帯状のバーのこと。進捗状況や作業期間を把握できる。 |
| マイルストーン：プロジェクト実行の際の中間地点、工程の節目でタスクの進捗を評価するポイントのこと。 | |
| 依存関係 | 矢印で棒グラフを結ぶ：「Aのタスクが終了していないので、Bはまだ開始できない」などタスク同士の関係性を表す。 |
ガントチャートとWBS
ガントチャートについて学んだ方は、WBSという言葉も聞いたことがあるかもしれません。セットで説明されることも多く、その違いが曖昧になっていませんか？
ここでガントチャートとWBS、二つの違いをおさえましょう。
WBSとは
ガントチャートの構成要素でもあるWBSとは、Work Breakdown Structureの略で、作業を分解して構造化することです。WBSの目的は、ガントチャートの構成要素であるタスクの洗い出しです。
まず大枠の親タスクを抽出し、そのタスクを達成するための具体的な行動レベルの子タスクにまで細分化しましょう。タスクを一覧化することで、重複したタスクや不要なタスクの整理、漏れのないタスク管理ができます。
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実施担当者の振り分けもここで行いましょう。
ガントチャートとWBSの違い
ガントチャートはプロジェクトの進捗状況を可視化してスケジュールを管理するツールであり、WBSはタスクを洗い出し、役割分担するためのツールです。二つのツールは目的が違います。
看護師ライター桑野ナオさん
ガントチャート作成のためにWBSを活用することをおさえておきましょう。
ガントチャートを活用するための5つのポイント
ガントチャートを作成しても、効果的に活用できず、プロジェクト管理がうまくいかなければ困りますよね。ガントチャートを使用する際には、おさえておきたい5つのポイントがあります。
ここではガントチャートを効果的に活用するためのポイントを詳しく紹介します。
タスクは管理しやすいボリュームにする
タスクが多く、タスク同士の関係性が複雑になるとチャートが見づらくなり、ガントチャート全体を把握しにくくなります。タスクは細分化し過ぎず、詰め込みすぎないよう注意が必要です。
看護師ライター桑野ナオさん
WBS作成時に、タスクが適切なボリュームになるよう心がけましょう。
タスクを管理しやすいボリュームに設定することが、ガントチャートを活用するためのポイントとなります。
タスク間の関係性を明確にする
依存性のあるタスク同士を矢印で結ぶ、関連性のある帯状のバーの色を変えるなどして、タスクの依存性・関係性を明らかにしましょう。タスク同士の関係性が明確であることは、プロジェクトの進捗状況の理解に不可欠です。
たとえば「Bの作業はAの作業が完了してから開始する」「Cの作業が終了した時点でDの作業も終了する」のようにタスク同士の関係性を明確にします。
複数のタスクを羅列するだけではタスク同士の関係性が伝わらず、プロジェクト進行の進捗に支障をきたすかもしれません。
看護師ライター桑野ナオさん
矢印や色を使い分けて、タスクの関係性を把握しやすくしましょう。
専用ツールを活用する
ガントチャートを作成するときは、専用ツールの利用がおすすめです。Excelなどでもガントチャートを作成できますが、作成・修正作業に手間がかかる場合があります。それぞれのタスクが複雑に影響し合う場合、一部の修正が全体に影響する場合もありますよね。
専用ツールは、プロジェクトの進捗修正や修正個所に関連する変更がプログラムされています。
看護師ライター桑野ナオさん
極力シンプルな操作で使えるというのも、ツールを使用する際は重要ですよね。
長期的なプロジェクトに活用する
ガントチャートは長期的なプロジェクト管理に有用です。ガントチャートを修正する場合、一部だけでなく関連するタスクも見直し、調整する必要があります。
短期的なプロジェクトでガントチャートを使うと、修正作業の負担が大きく、むしろ管理が煩雑になってしまいます。
看護師ライター桑野ナオさん
月単位から年単位のプロジェクト管理もできるのがガントチャートのメリットです。
日頃からチーム間のコミュニケーションを取る
ガントチャートをチームで活用するには、日頃からチームメンバーとコミュニケーションをとりましょう。プロジェクトのメンバーがそれぞれ進捗状況を更新しなければ、ガントチャートが機能しません。コミュニケーションを密に取り、チームワークが良好であれば業務にも反映されますよね。
ガントチャートの修正が必要となった場合にも、日頃からコミュニケーションをとっていれば、なぜ修正が必要なのかを理解されやすく、変更にも気持ちよく対応してもらえるでしょう。
看護師ライター桑野ナオさん
ツールだけに頼らないチーム内のリアルなやり取りは、円滑なプロジェクト運営に欠かせませんね。
プロジェクトの管理にガントチャートがおすすめ
ガントチャートを利用するとプロジェクトの進捗状況が可視化され、チームの作業効率が向上します。WBSでしっかりとタスクを整理し、効果的なガントチャートを作成しましょう。
プロジェクトを成功させるためには、全体のスケジュール管理と、その進捗状況の把握が重要です。また、タスクや担当者の力量、クライアントが希望する納品日を加味して余裕のあるスケジュール設定をしなければなりません。
プロジェクトの進捗を定期的に評価し、必要があればスケジュール調整をしましょう。確実にタスクをこなしていけば、プロジェクトを完了できるはずです。
看護師ライター桑野ナオさん
スムーズなプロジェクト運営のため、ぜひガントチャートを利用してみましょう。
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