複数プロジェクトの進捗管理、関係者とのミーティング調整、Web会議の予約……
メディアディレクターにとって大切なマネジメント業務ですが、時間がかかって他の業務を圧迫することも多いのではないでしょうか。
日程調整ツールを使用するとGoogleカレンダー・Outlookとの連携や予定の自動調整、Web会議のURL自動発行などを行えます。目的にあった日程調整ツールを活用することで、マネジメント業務を効率化できるでしょう。
この記事ではメディアディレクターにおすすめの日程調整ツールを4つ紹介します。
薬剤師ライター青野テルさん
日程調整ツールの選び方についても説明するため、最後までご覧ください。
日程調整ツールがディレクターに必要な理由
ディレクター業務はプロジェクトの進捗管理からクライアント対応まで多岐にわたります。中でも日程調整は、業務時間を大きく占めるタスクの1つです。
薬剤師ライター青野テルさん
ここでは、ディレクターが抱える日程調整の課題とツールによる解決策について説明します。
ディレクターが抱える日程調整の課題
ディレクターはクライアント、デザイナー、ライターなど複数の関係者と連携する必要があります。関係者ごとに異なるスケジュールがあるため、日程調整には手間がかかります。
日程調整をメールや電話で行うと時間がかかるだけでなく、日付や曜日の勘違いやカレンダーへの登録忘れなどのミスが発生しやすいでしょう。複数プロジェクトが同時進行する場合は、予定の重複や見落としのリスクも高まります。
日程調整ツールで解決できること
日程調整ツールを導入することで上記の課題を効率的に解決できます。たとえば、複数の候補日時をURLで共有し、参加者が都合の良い時間を選択することでやり取りの手間を減らせます。
薬剤師ライター青野テルさん
カレンダー連携により既存の予定との重複を防ぎ、確定した予定を自動登録することで人為的ミス防止もできるでしょう。
ディレクターにおすすめの日程調整ツール4選
ディレクター業務効率化におすすめな4つの日程調整ツールを紹介します。Mediwebラボ所属の現役ディレクターも活用しているツールです。まずは無料で試して、用途に応じて使い分けてみてください。
TimeRex（タイムレックス）
画像引用元：TimeRex
TimeRexはスケジュール管理の自動化に特化したビジネス向け日程調整ツールです。[1]
TimeRexの特徴は以下の通りです。
- Googleカレンダー・Outlook予定表と連携し、候補日抽出や予定登録を自動化
- Zoom・Microsoft Teams・Google Meetと連携し、日程調整の完了と同時にWeb会議URLを自動発行
- 日程調整カレンダー数、日程調整の回数ともに無制限
- フリープランでも100名までチームに参加可能
フリープランで利用を続けられますが、複数人でのスケジュールを考慮した日程調整には対応していません。
薬剤師ライター青野テルさん
複数人での日程調整が必要な場合は有料プラン（月額750円〜／人）に加入が必要なため、チーム規模によりプランを検討しましょう。[2]
調整さん
画像引用元：調整さん
調整さんは月間800万人以上に利用されている日程調整ツールです。[3]
調整さんの特徴は以下の通りです。
- 会員登録不要で誰でも簡単に利用可能
- 候補日時を設定してURLを共有するだけの直感的な操作性
- 出欠管理機能で参加者の都合を一目で確認可能
- パソコンでもスマホでもタブレットでも利用可能
会員登録なしで利用できますが、会員登録をすることで異なるデバイスからのイベント編集・イベント履歴チェックができるようになります。
Spir（スピア）
画像引用元：Spir
Spirは直感的な操作で日程調整が可能なビジネス向け日程調整ツールです。[4]
Spirの特徴は以下の通りです。
- Googleカレンダー・Outlook予定表と連携し、候補日抽出や予定登録を自動化
- Zoom・Microsoft Teams・Google Meetと連携し、日程調整の完了と同時にWeb会議URLを自動発行
- 2人までの利用であれば、空き時間URL作成以外のすべての機能が無制限
薬剤師ライター青野テルさん
30日間の無料トライアル期間中は人数、空き時間URLの発行に制限なく使用できます。
トライアル終了後3人以上での利用は有料となりますが、利用人数が増えるに従い1人あたりの利用料は下がるプラン設定です。[5]
Googleカレンダー
Googleカレンダーは個人でも利用されている方が多い定番のスケジュール管理ツールです。予約スケジュール機能を使用することで、日程調整を行えます。[6]
Googleカレンダーの予約スケジュール機能の特徴は以下の通りです。
- 無料で利用可能なため費用が不要
- Google Meetとの連携が簡単
- 予定のリンク発行後も作成者の予定がリアルタイムで反映
- スマホアプリとの同期で外出先でも予定確認が可能
Googleカレンダーでは相手の空き時間の確認を自動で行うことはできないため、手動での確認が必要です。
薬剤師ライター青野テルさん
複数人での予定管理や複数の候補日程がある場合は確認に時間がかかる可能性があるでしょう。
日程調整ツールを選ぶポイント
ディレクターの業務効率を高めるために、チームの規模や働き方に合った日程調整ツールを選択することが大切です。ここでは、ツール選びで押さえておきたい4つのポイントを解説します。
無料・有料プランの違い
多くのツールで無料プランでも基本的な日程調整機能が使えます。有料プランでは参加人数の拡大やカスタマイズ性の向上、サポートの充実などが追加されます。チーム全体での効率的な運用を目指す場合は、有料プランの導入を検討する必要があるでしょう。
カレンダー連携機能
GoogleカレンダーやOutlook予定表などとの連携は業務効率を大きく左右します。双方向での予定同期ができると確定した予定の登録もれを防ぎ、空き時間の把握も簡単に行えます。
薬剤師ライター青野テルさん
複数のプロジェクトを並行して進める場合は、カレンダー連携機能の有無を確認しましょう。
外部ツールとの連携機能
SlackやTeamsなどのコミュニケーションツール、ZoomやGoogle MeetなどのWeb会議ツールとの連携も重要な判断基準です。連携機能があれば、通知の受け取りやWeb会議URLの発行を自動化でき、作業の手間を大幅に削減できます。
複数人での利用のしやすさ
チームメンバーやクライアントとの日程調整をスムーズに行うには、直感的な操作性と適切な権限設定が必要です。参加者が会員登録なしで利用できるか、スケジュールの共有範囲を細かく設定できるかなども重要なチェックポイントとなります。
日程調整ツールでディレクション業務を効率化しよう
日程調整ツールの活用は、ディレクター業務を効率化するための重要な手段です。本記事では特徴の異なる4つのツール（TimeRex・調整さん・Spir・Googleカレンダー）を紹介しました。
薬剤師ライター青野テルさん
ツール選びの際には利用目的、チームの規模や予算に応じて、各ツールの機能や料金プランをしっかりと比較検討することが必要です。
適切な日程調整ツールの選択と活用により、本来のディレクション業務により多くの時間を充てられるでしょう。
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