Webライターの仕事が増えてくると、タスクに追われる毎日を過ごす方もいるでしょう。仕事の増加がうれしい反面、時間管理の見直しをしたいと考えるWebライターも多いかもしれません。
薬剤師ライター村岡さん
筆者も以前、毎日仕事に追われてタスク管理がうまくいかないと悩んだ時期がありました。そこから試行錯誤を重ね、徐々に効率よく仕事をこなせるようになっています。
今回の記事では、効率よく仕事を進めるためのタスク管理術について解説しています。実際に使用しているタスク管理ツールも紹介しているので、ぜひ最後まで読んでみてくださいね。
タスク管理を効率化！意識すべきポイント3つ
薬剤師ライター村岡さん
タスク管理を効率化するうえで、普段から意識するべきポイントを3つ解説します！
大きなタスクは細かく分ける
文字数や工程の多い仕事は、小さなタスクへの分解をおすすめします。タスク管理がしやすくなり、作業に取りかかる心理的ハードルも下げられるためです。
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たとえば筆者の場合、1万文字の記事執筆では1000文字ごとに区切って仕事のスケジュールを組みます。「小さいタスクを1つずつ終わらせよう」と考えると、仕事に取り掛かりやすくなりますよ。
また、Webライターは執筆だけでなく記事の構成作成や入稿も依頼されることがあります。
1度にすべてを終わらせるのでなく、工程ごとにタスクを分ける細分化がおすすめです。
タスクに優先順位をつける
タスクが複数ある場合は、作業を行う順番に迷わないよう優先順位を明確にしておきましょう。筆者の場合は、基本的に納期の早さで優先順位をつけています。
さらに、優先順位をつける際は「①今日中に終わらせるタスク」と「②翌日に回してもよいタスク」に分けることをおすすめします。
薬剤師ライター村岡さん
最低限終わらせるべきボーダーラインがわかっていると、時間が押してしまった場合やどうしても集中力が続かない場合でも、安心して仕事を切り上げられますよ。
各タスクの時間を測り、自分が受けられる仕事量を把握する
仕事をする際に、自分が各タスクにかけている時間を測っておきましょう。タスクごとの時間が明確になると、より正確にスケジュールを立てられるようになります。
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筆者の場合は、以下の方法で作業にかかる時間を把握しています。
- ポモドーロテクニックを使って仕事を行い、完了したタスクと所要時間を手帳に記録
- クライアントごとに、1記事の執筆にかけた時間をGoogleスプレッドシートで管理
長期的に仕事を続けるには、目標収入を意識した、現実的に無理のない仕事量の把握が重要です。
タスク管理を効率化させる4つの手順
効率よくタスク管理するために、筆者が実践している4つのステップを解説します。
①1か月間の案件と納期を書き出す
まずは、受注した案件と納期を書き出します。
手帳とパソコンのどちらでも構いませんが、必ず1か所にまとめて書き出しましょう。いろいろなところに書いてしまうと、見落とす要因になってしまいます。
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筆者は最初、紙の手帳で納期を管理していましたが、案件数が増えてからはGoogleスプレッドシートを使っています。
②納期を前倒してスケジュールを組む
仕事のスケジュールを組むときは、必ず納期を前倒して考えましょう。
はじめから納期当日の納品を前提としていると、トラブルが発生したときに対応できなくなってしまいます。
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筆者の場合は、納期2日前に推敲が完了するスケジュールを組んでいます。
先方から言われた納期よりも早く納品すると、想像以上に喜んでもらえることが多く、自分の心にゆとりが出てきますよ。
③週と翌日のタスクを書き出す
1か月のスケジュールを組んだら、まずは直近の1週間で完了させるタスクを書き出してください。書き出したタスクには、優先順位もつけておきましょう。
次に、週のタスクと優先順位をもとに、1日のタスクを書き出します。
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筆者の場合は、週のタスクは日曜日の夜〜月曜日の朝、1日のタスクは前日夜〜当日朝に手帳へ書き出しています。
④毎朝タスクを確認する
必ず毎朝タスクを確認し、1日のスケジュールをイメージしてから仕事をはじめましょう。当日のタスクと優先順位を頭に入れておくと、突発的な仕事やトラブルが発生した場合もスムーズに対応できますよ。
薬剤師ライター村岡さん
筆者は毎朝5〜10分ほど、タスクと1日の流れを確認する時間をとっています。
Webライターのタスク管理におすすめしたいツール3つ
効率よくタスク管理をするうえで、筆者にとって欠かせない3つのツールを紹介します。「これがないと仕事にならない！」と思うツールを厳選したので、ぜひ参考にしてください。
手帳
手帳では、週・日割りのタスクや、仕事の目標だけでなく、プライベートの予定、読書や勉強など自己研鑽のタスクも管理しています。
薬剤師ライター村岡さん
筆者が愛用しているのは「フランクリン・プランナー」の手帳です。使いやすいポイントは以下2点です。
- 週や日割りタスクの優先順位まで書く欄がある
- 時間ごとのスケジュールや作業記録を書き込みやすい
Googleスプレッドシート
Googleスプレッドシートは、1か月間の案件と納期の管理に活用しています。使いやすいポイントは、以下の3点です。
- スケジュールの全体像が一目で把握できる
- 案件が増えても行数を増やせば修正が簡単
- 収入や文字数をグラフ化できる
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Googleスプレッドシートのグラフは、目標との距離や改善点を見つけるデータとしても活用しています。
リマインダー
リマインダーは、手帳が手元にないタイミングで思い浮かんだタスクや、定期的に発生するタスクの管理に使っています。
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たとえば、請求書発行や振込など、毎月同じ時期にやるべきことは定期的にリマインダーが送られてくる設定にしておくと便利です。
リマインダーはさまざまな種類があるので、使いやすいものを探してみてください。筆者はLINEを使った「リマインくん」を使用しています。以下の2点がおすすめなポイントです。
- LINE自体を見る頻度が多く、通知を見落としにくい
- LINEと似た操作で使いやすい
タスク管理を効率化させるメリット
筆者がタスク管理の効率化によって感じている、3つのメリットを紹介します。
- 時間的、精神的にゆとりができる
- 仕事の漏れがなくなる
- 不要な仕事を削減できる
薬剤師ライター村岡さん
タスク整理によってやるべきことが明確になり、次に何をすればよいか迷う時間が減りました。また、常に効率化を考えることで不要なプロセスに気づけるようになりました。
時間のゆとりが心の余裕を生み、仕事とプライベートを両立できるようになったことも、大きなメリットです！
タスク管理がうまくいかないことによるデメリット
タスク管理がうまくできなかった時期を振り返ると、以下のデメリットがありました。
- 生産性が下がる
- クライアントからの信頼を失う
- 仕事が続かなくなる
タスク管理がうまくいかないと、受注済みの案件や納期を見落とすリスクにつながります。クライアントからの信頼や仕事の減少にも関わるので、十分な注意が必要です。
薬剤師ライター村岡さん
タスク管理ができていなかった時期は、どの仕事からはじめたらよいのか迷ってしまったり、仕事の進捗が把握できず不安になったりしていました……。
タスク管理術を身につけて、効率よく仕事を進めよう
タスク管理の効率化は、Webライターの仕事が増えるほど重要になってきます。まずは各タスクの時間を測って仕事量を把握し、タスクごとの優先順位を意識しながら仕事を進めていきましょう。
薬剤師ライター村岡さん
紹介したツールも活用しながら、自分なりのタスク管理術を身につけてくださいね。
薬剤師/医療ライター：村岡 祐菜さん
千葉大学薬学部卒。薬局薬剤師として複数店舗での業務を経験後、フリーランスの医療ライターに。転職経験を生かした薬剤師のキャリアに関する記事や、医療に関する一般向けや医療従事者向けの記事など、幅広く執筆や編集業務を行う。
X（Twitter）：@pharma_writer
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